Оценка эффективности работы бухгалтерских служб
Собственники бизнеса нередко считают, что в бухгалтерской службе слишком много сотрудников. При этом возникают конфликты между руководством компании и специалистами финансовых служб, которые обосновывают количество сотрудников бухгалтерии и настаивают на увеличении их штата.
На чем основываются их выводы.
Собственники бизнеса, как правило, оценивают эффективность работы бухгалтерских служб по оперативному предоставлению информации высшему менеджменту компании и своевременному закрытию отчетных периодов. А также, рассчитывают расходы на содержание бухгалтерских служб, которые непосредственно зависят от количества сотрудников. При этом сравнивают количественные показатели своих служб с численностью работающих сотрудников у партнеров по бизнесу, в том числе иностранных. Однако такая аналогия не всегда оправдана, так как не учитывается ряд показателей, например, динамики роста конкретного бизнеса, сложности ведения учета по определенным стандартам, а также уровень автоматизации процессов.
В тоже время, в каждой бухгалтерской службе числятся сотрудники, рабочий день которых загружен не полностью, что собственники бизнеса интуитивно понимают. В этом случае необходим обоснованный подход, в частности нормирование процессов в бухгалтерской службе, определение нормативов и последующая оптимизация деятельности.
Для этого привлекают внешних экспертов, которые проводят оценку организационной структуры бухгалтерских служб и отделов товарного учета, методов распределения обязанностей сотрудников, сложности выполняемых ими работ, уровень квалификации учетного персонала. Также, рассматривают вопросы объема обрабатываемой учетной информации, использования компьютерных технологий в учетном процессе, что позволяет установить фактическую трудоемкость работ по отдельным группам хозяйственных операций и определить общую потребность в специалистах и их рациональное закрепление за участками учета.
В обязательном порядке рассматривается вопрос перераспределения функций и делегирования отдельных операций другим подразделениям. Например, именно менеджерам по продажам, а не бухгалтерии, логично поручить подписание актов сверок взаимных расчетов с покупателями. Так, менеджеры по продажам, работающие с конкретными клиентами, полностью владеют информацией об их платежах и дебиторской задолженности. Поэтому и затраты на подобные операции у менеджеров ниже, чем у бухгалтеров.
Сопоставление фактической организационной структуры бухгалтерских служб с оптимальной и анализ применяемой формы бухгалтерского учета дает возможность аудиторам сделать окончательный вывод.
В связи с общим экономическим спадом в России и тотальным урезанием бюджетов эксперты Аудиторско-консалтинговой группы «А7» отмечают постоянный рост проектов по оценке эффективности работы бухгалтерских служб.
